Van papier, Excel en losse mails naar één systeem voor een verhuurbedrijf
Bouwdroger-verhuur.be verhuurt bouwdrogers, kachels en mobiele ketels vanuit Erpe-Mere. Elke verhuring liep langs een offerte, een planning, materiaal dat onderweg is en een factuur. Dat zat verspreid over papier, Excel en een mailbox. Nu loopt het door één systeem dat we samen met hen bouwden.
Een aanvraag van de website wordt een offerte, de offerte wordt als opgemaakte mail met foto's verstuurd, de levering komt op de agenda en kaart, en na terugkomst staat er een conceptfactuur klaar. Alles in één scherm, met de regels van het bedrijf ingebouwd.
Hoe het voordien werkte
Niets was fout aan de manier van werken. Het bedrijf draaide ermee. Maar elke stap leefde op een andere plek, en dat vraagt dat iemand de stukken telkens zelf aan elkaar knoopt.
Eén verhuring, drie manieren van werken
Een verhuring liep over papier, Excel en losse mails. Wie wilde weten waar een dossier stond, moest zoeken.
Telkens opnieuw opstellen
Een offerte vraagt elke keer dezelfde onderdelen: artikelen, prijzen, transport, waarborg en uitleg per toestel. Dat is werk dat telkens hetzelfde is, en toch telkens opnieuw gedaan wordt.
Voordien en nu, stap voor stap
Zo ziet elke stap van een verhuring eruit, voor en na het nieuwe systeem.
| Stap | Voordien | Nu |
|---|---|---|
| Aanvraag | Kwam binnen in de mailbox. | Het formulier op de website komt automatisch binnen in het systeem. Eén klik maakt er een offerte van. |
| Offerte opstellen | Met de hand opgesteld op papier of in Excel, prijzen telkens zelf uitgerekend. | Artikelen kiezen. Het systeem rekent de dagprijs en de prijzen voor 14 dagen, 3, 4 en 6 weken uit, met transport en waarborg volgens de regels van het bedrijf. |
| Offerte versturen | Een losse mail per klant. | Een opgemaakte mail met foto en uitleg per toestel, praktische info en een route naar het afhaaladres. Eén klik om te versturen, of eerst nakijken als concept. |
| Opvolging | Dossiers zoeken in mails, bestanden en op papier. | Een bord met kolommen van aanvraag tot factuur. Elk dossier staat op precies één plek. |
| Planning | Op papier of in een bestand. | Een agenda met leveringen en ophalingen, met suggesties om ritten in dezelfde zone te bundelen. |
| Materiaal onderweg | Bijgehouden op papier of in een bestand. | Een overzicht van wat bij welke klant staat, ook op de kaart per gemeente, met een route die in Google Maps opent. |
| Terugkomst en factuur | Gegevens uit papier en bestanden opnieuw overnemen. | Een lijst van wat te factureren is en een conceptfactuur die in Billit klaarstaat. Nakijken en bevestigen blijft een mens doen. |
| Toegang | Waar het papier of het bestand ligt. | Online, achter een wachtwoord, ook vanaf de werf of op de baan. |
Het systeem in beeld
Dit zijn echte schermen uit het systeem. De klanten en adressen erin zijn fictieve voorbeelden.
De details die het verschil maken
Een goed systeem kent de regels van het vak. Deze zitten erin, zodat niemand ze elke keer opnieuw hoeft te onthouden.
Uitleg die bij de offerte past
Staat er een mobiele ketel in de offerte, dan krijgt de klant ook het opstartprogramma van 21 dagen en de drooggrafiek. Staat er geen ketel in, dan staat die uitleg er niet.
Tips op maat
De tip om een kachel of een ventilator bij te plaatsen verschijnt alleen als die er nog niet in de offerte staat.
Prijsregels ingebouwd
Gratis transport vanaf een bepaald aantal dagen, anders een vast bedrag. Bij een zakelijke klant staat de waarborg op nul.
Een mens houdt de controle
De mail kan als concept eerst nagekeken worden. De conceptfactuur wordt nooit zonder nazicht definitief.
Leesbaar op elke mail
De mail is opgemaakt voor Gmail en andere mailprogramma's, met een platte-tekstversie erbij voor wie geen opmaak kan tonen.
Draaiuren per toestel
Bij terugkomst kunnen de draaiuren per toestel bewaard worden, zodat je ziet hoeveel een toestel al gedraaid heeft.
Waarmee het gekoppeld is
We bouwen niet alles zelf. Waar een goede dienst bestaat, koppelen we die.
| Dienst | Wat het doet in dit systeem |
|---|---|
| Websiteformulier | Aanvragen komen automatisch binnen en zijn meteen te verwerken tot een offerte, zonder dubbels. |
| Gmail | De offerte gaat als opgemaakte mail met foto's de deur uit, of staat als concept klaar om na te kijken. |
| Billit | Een afgeronde verhuring wordt een conceptfactuur in het facturatiepakket. |
| Kaarten en routes | Adressen worden op de kaart gezet, de rijafstand wordt berekend voor het transport, en routes openen in Google Maps. |
| Leveringsbonnen en afhaalbonnen kunnen als PDF bewaard of afgedrukt worden. |
Wat het oplevert
Het voordeel zit vooral in rust en overzicht, en in een bedrijf dat er naar buiten professioneler uitziet.
Eén plek voor elk dossier
Aanvraag, offerte, planning, materiaal en factuur hangen aan hetzelfde dossier. Niemand hoeft nog te zoeken waar iets stond.
Een offerte in enkele klikken
Artikelen kiezen, nakijken, versturen. De prijzen, de uitleg en de foto's komen vanzelf.
Elke klant dezelfde kwaliteit
Dezelfde duidelijke opmaak en dezelfde praktische info, ook als het druk is of iemand anders de offerte maakt.
Minder overtypen, minder fouten
Een gegeven wordt één keer ingevoerd en loopt dan door naar offerte, planning en factuur.
Zicht op wat onderweg is
Welk materiaal staat waar, wat moet terug en wat nog gefactureerd moet worden, in een oogopslag.
Klaar om mee te groeien
Nieuwe toestellen, andere prijzen of een extra stap in het proces zijn aanpassingen aan het systeem, geen nieuwe verwarring op de vloer.
Over cijfers. We zetten hier bewust geen percentages of bespaarde uren die we niet kunnen staven. Wat je hierboven ziet, is wat het systeem aantoonbaar doet. Wil je weten wat dit voor jouw bedrijf zou opleveren, dan meten we dat samen met jou in de AI-scan.
Zo pakten we het aan
Eerst het proces, dan de tool. We zijn niet begonnen met software, maar met kijken hoe een verhuring echt verloopt.
Proces in kaart
Samen doorlopen wat er gebeurt van aanvraag tot factuur, en waar het meeste omweg zit.
Eerst de offerte
De stap die het vaakst terugkeert en de meeste tijd kostte, werd als eerste vervangen.
Aansluiten en koppelen
Planning, kaart, opvolging en facturatie volgden, telkens gekoppeld aan wat al bestond.
Bijsturen met het team
Teksten, volgorde en details werden aangepast op wat de mensen in de praktijk nodig hadden.
Veelgestelde vragen
Is dit een standaardpakket of maatwerk?
Maatwerk, gebouwd rond hoe dit bedrijf werkt. Waar een goede dienst bestaat, koppelen we die: Gmail voor het versturen, Billit voor de facturatie, het websiteformulier voor aanvragen. Alleen wat echt eigen is, zoals de offerteregels en de planning, bouwen we zelf.
Moet het hele bedrijf in één keer omschakelen?
Nee. We beginnen bij het proces dat de meeste omweg kost, hier de offerte. Daarna sluiten planning, opvolging en facturatie aan. Zo werkt het team telkens maar met één nieuwe stap tegelijk.
Kan dit ook voor een bedrijf dat iets anders verhuurt of installeert?
Ja. De bouwstenen zijn dezelfde: aanvraag, offerte, planning, materiaal onderweg, terugkomst en factuur. Wat verschilt zijn de artikelen, de prijsregels en de teksten. Dat stellen we per bedrijf in.
Wat als we al een boekhoudpakket of facturatietool gebruiken?
Dan koppelen we daarop. Hier maakt het systeem een conceptfactuur aan in Billit. Er wordt nooit automatisch iets definitief gemaakt of naar de klant gestuurd zonder dat iemand het nakijkt.
Wat kost zoiets?
Dat hangt af van hoeveel processen je wil aansluiten en welke koppelingen nodig zijn. In de gratis AI-scan krijg je een eerlijke inschatting, ook als het antwoord is dat je nog niets hoeft te bouwen.
Werk jij ook met papier, Excel en losse mails?
In 30 minuten ontdekken we welk proces bij jou de meeste omweg kost. Zonder verplichting.
Plan een gratis AI-scan