Waarom de GDPR hier meespeelt
Een AI-assistent leest mails, agenda's en documenten, en daarin staan persoonsgegevens van klanten, leveranciers en medewerkers. Daarmee valt ze onder de GDPR, de Europese privacywet. Jij blijft verantwoordelijk voor die gegevens, ook als een aanbieder ze voor je verwerkt.
Vijf vragen voor elke aanbieder
- Waar worden mijn gegevens verwerkt en opgeslagen?
- Wordt er getraind op mijn gegevens? Voor bedrijfsgegevens wil je meestal dat het antwoord nee is.
- Krijg ik een verwerkersovereenkomst?
- Wie bij de aanbieder kan mijn gegevens inkijken?
- Kan ik gegevens laten wissen en de koppeling verbreken wanneer ik wil?
Beperk wat de assistent mag zien
Geef de assistent niet meer toegang dan nodig. Je kunt de toegang beperken tot bepaalde mappen, labels of mailboxen en gevoelige onderwerpen uitsluiten, zoals medische of financiële gegevens van klanten. Minder toegang betekent minder risico.
Menselijke controle als vangnet
Een assistent die voorstelt in plaats van zelf te versturen, vangt fouten op voor ze naar buiten gaan. Dat is een praktisch voordeel en tegelijk een extra bescherming van de privacy van je klanten.
Bewaren en wissen
Spreek af hoe lang de assistent informatie bewaart en wat er gebeurt als je stopt. Een goede aanbieder kan dat duidelijk zeggen en schriftelijk vastleggen.
Goed om te weten
Dit is algemene informatie en geen juridisch advies. Laat de details beoordelen door je juridisch adviseur of boekhouder. Wil je weten hoe wij dit aanpakken, vraag het dan tijdens de gratis AI-scan.
Veelgestelde vragen
Mag een AI-assistent mijn mail lezen?
Dat mag als jij dat toelaat en je de GDPR respecteert: verwerk niet meer dan nodig, wees transparant en sluit een verwerkersovereenkomst met de aanbieder.
Moet ik mijn klanten verwittigen?
Als persoonsgegevens worden verwerkt, moet je daar transparant over zijn in je privacyverklaring. Vraag advies aan je juridisch adviseur.
Wat als de aanbieder buiten Europa zit?
Dan gelden extra regels voor de doorgifte van gegevens. Vraag expliciet waar de gegevens verwerkt worden.