Waarom opvolging mislukt
Offertes en facturen blijven zelden liggen uit onwil, maar uit tijdgebrek. Je stuurt de offerte, de week erna zit vol, en niemand belt of mailt nog. Hetzelfde geldt voor facturen die na de vervaldatum openstaan.
Hoe de assistent helpt
- Ze houdt bij welke offertes verstuurd zijn en welke nog geen antwoord kregen.
- Na een termijn die jij kiest, stelt ze een herinnering op in jouw toon.
- Ze legt openstaande facturen naast de vervaldatum en markeert wat achter loopt.
- Jij keurt de herinnering met één klik goed. Pas daarna vertrekt ze.
Documenten uitlezen
Ook binnenkomende facturen en bestelbonnen kan een assistent uitlezen: bedrag, btw, IBAN en vervaldatum. De gegevens worden klaargezet voor je boekhouding en afwijkingen worden gemarkeerd. Meer over die toepassing vind je bij onze diensten.
Een ritme in plaats van brandjes
Het resultaat is een vast ritme: elke week een overzicht van wat openstaat en wat een duwtje nodig heeft. Je wordt niet meer verrast door een offerte die al drie weken stil ligt.
Wat jij zelf in handen houdt
- De toon: vriendelijk, zakelijk of streng.
- Uitzonderingen: vaste klanten, kortingen, afspraken over betaling.
- De beslissing om een betalingsregeling voor te stellen of een aanmaning te sturen.
Veelgestelde vragen
Kan de assistent facturen ook boeken?
Ze kan de gegevens uitlezen en klaarzetten voor je boekhouding. Of ze rechtstreeks boekt, hangt af van je boekhoudpakket. Dat bespreken we in de gratis AI-scan.
Is een herinnering sturen juridisch wel in orde?
Een vriendelijke herinnering kan altijd. Voor aanmaningen en ingebrekestellingen gelden eigen regels; laat die door jezelf of je boekhouder goedkeuren.
Hoe snel zie ik resultaat?
Zodra de eerste herinneringen vertrekken. Hoeveel het oplevert, meet je het best over enkele weken.
Hoe volg ik offertes stap voor stap automatisch op?
Met een vaste reeks herinneringen die stopt zodra de klant antwoordt. Het voorbeeld en de regels staan in offertes automatisch opvolgen.