Het probleem: aanvragen die blijven liggen
Wie in een gesprek zit, op de werf staat of op reis is, neemt de telefoon niet op. De klant belt dan de volgende op de lijst. Een aanvraag die snel een antwoord krijgt, is veel vaker een klant dan een aanvraag die dagen blijft liggen.
Wat de assistent kan doen
- Standaardvragen beantwoorden op basis van de informatie die jij aanleverde, zoals openingsuren, werkgebied en werkwijze.
- Een aanvraag noteren met naam, probleem, adres en gewenst moment.
- Een afspraak voorstellen op basis van je agenda.
- De aanvraag doorsturen met alle context, zodat jij niet opnieuw moet vragen.
Welke kanalen?
Een assistent kan aanvragen opvangen via mail, een contactformulier of een telefoonoproep. Welke kanalen voor jouw bedrijf zinvol zijn, bespreken we tijdens de gratis AI-scan.
Wanneer neemt een mens over?
- Bij een klacht of een boze klant.
- Bij een prijs, korting of toezegging die afwijkt van de standaard.
- Bij een vraag waarop de assistent het antwoord niet zeker weet.
Een goede assistent herkent die momenten en geeft het gesprek door, in plaats van te gokken.
Eerlijk zijn tegenover klanten
Wie met een AI praat, moet dat weten. Dat is niet alleen correct, het sluit ook aan bij de Europese AI-verordening, die transparantie vraagt. Laat de assistent zich dus altijd voorstellen als digitale assistent.
Veelgestelde vragen
Werkt dit ook buiten kantooruren?
Ja. Een assistent is altijd beschikbaar. Wat ze mag beslissen en wanneer ze doorschakelt naar jou, bepaal jij vooraf.
Wat als de assistent een fout antwoord geeft?
Daarom beperk je haar tot informatie die je zelf aanleverde, en laat je gevoelige onderwerpen doorsturen naar een mens. Een goede assistent zegt het wanneer ze iets niet weet.
Is dit hetzelfde als een chatbot?
Niet helemaal. Het verschil staat uitgelegd in AI-assistent of chatbot.
Hoe beantwoord ik aanvragen automatisch binnen enkele minuten?
Met een eerste antwoord dat de juiste vervolgvragen stelt en spoed doorgeeft aan jou. Zie aanvragen automatisch beantwoorden.