Begin met een nulmeting
Vóór je iets automatiseert, schrijf je een paar weken op hoe het nu gaat. Een ruwe schatting is beter dan niets. Zonder dat beginpunt kan je later niet zeggen wat het opleverde.
Vijf cijfers
| Cijfer | Hoe meet je het? | Waar zie je verbetering? |
|---|---|---|
| Reactietijd op een aanvraag | Tijd tussen binnenkomst en eerste antwoord | Van uren naar minuten |
| Opgevolgde offertes | Aandeel offertes dat een opvolging kreeg | Richting alle offertes |
| Van offerte naar opdracht | Aantal opdrachten gedeeld door aantal offertes | Een hoger aandeel |
| Uren administratie per week | Korte schatting of tijdsregistratie | Minder uren |
| Reviews en terugkerende klanten | Aantal nieuwe reviews en onderhoudsafspraken per maand | Meer reviews en vervolgwerk |
Kies er maximaal drie die passen bij het proces dat je automatiseerde. Zie welk proces je als eerste automatiseert.
Kijk na vier weken
- Vergelijk met de nulmeting: wat is verbeterd, wat niet?
- Kijk naar het logboek: welke fouten kwamen voor?
- Vraag drie klanten wat ze van het contact vonden.
- Beslis: bijsturen, uitbreiden of stoppen.
Wees eerlijk over toeval
Een drukke maand of een stormpiek kan de cijfers meer beïnvloeden dan je automatisering. Vergelijk daarom waar mogelijk gelijke periodes en trek geen conclusies uit enkele gevallen. Bij weinig aanvragen is een verschil snel toeval.
Veelgestelde vragen
Hoeveel data heb ik nodig?
Voor een eerste inschatting volstaan enkele weken. Bij weinig aanvragen heb je langer nodig om iets te kunnen zeggen.
Wat als er niets verbetert?
Dan kijk je eerst naar de uitvoering: werd het gebruikt, waren de berichten goed, klopten de gegevens? Soms is het proces zelf niet het knelpunt. Dat is ook een nuttige uitkomst.
Doen jullie de meting mee?
Bij een traject spreken we vooraf af wat "geslaagd" betekent en bekijken we dat samen na enkele weken.