In gewone woorden
Elk werkproces bestaat uit stappen: er gebeurt iets, dan volgt een handeling, dan weer een. Bij procesautomatisering neemt software de stappen over die altijd hetzelfde zijn. Jij of je team doet nog wat oordeel vraagt.
Een voorbeeld: een klant vult een aanvraag in. Zonder automatisering leest iemand de mail, schrijft een antwoord, noteert de aanvraag en zet een herinnering. Mét automatisering gebeurt dat vanzelf, en de aanvraag landt gesorteerd bij de juiste persoon.
De drie onderdelen van elke automatisering
- Een trigger: wat zet het proces in gang? Een nieuwe aanvraag, een offerte die 3 dagen ligt, een opgeleverde klus.
- Regels en stappen: wat moet er gebeuren, in welke volgorde en onder welke voorwaarden?
- Een controlemoment: waar kijkt een mens mee voor er iets naar een klant gaat?
Dat laatste is het verschil tussen een automatisering waar je op kan vertrouwen en eentje die je liever niet laat lopen. Zie ook welk gereedschap past bij welk proces.
Waar zit AI in?
Klassieke automatisering volgt vaste regels: staat er een bedrag in dit veld, doe dan dit. AI voegt toe dat de software ook vrije tekst kan lezen, zoals een mail van een klant of een foto van een dak, en daaruit haalt wat nodig is. Daardoor kunnen processen geautomatiseerd worden die vroeger te rommelig waren.
Wanneer loont het?
- Het proces komt wekelijks of vaker terug.
- De stappen zijn bijna altijd dezelfde.
- Het gaat nu mis of trager omdat het afhangt van één persoon.
- Een fout of vergeten stap kost je werk of een klant.
Aan deze voorwaarden voldoen in een kleine zaak vooral het beantwoorden van aanvragen, het opvolgen van offertes en het verwerken van facturen.
Veelgestelde vragen
Is procesautomatisering hetzelfde als AI?
Nee. Automatisering is het uitvoeren van vaste stappen door software. AI kan een onderdeel zijn wanneer het proces vrije tekst of beelden bevat. Veel nuttige automatiseringen hebben geen AI nodig.
Heb ik programmeerkennis nodig?
Niet om het te gebruiken. Het opzetten gebeurt door ons of met een no-code-hulpmiddel; jij beschrijft hoe het proces nu verloopt.
Wat als er iets misgaat?
Een goede automatisering heeft een controlemoment en een duidelijke foutmelding. Wat naar klanten gaat, kan eerst door jou goedgekeurd worden.
Wat als de automatisering een fout maakt?
Daarom is er een controlemoment, een logboek en een noodstop. Zie fouten voorkomen bij automatisering.