Het probleem met facturen
Facturen komen binnen per mail, per post en via portalen, elk in een andere vorm. Iemand moet ze lezen, de gegevens overtypen en doorgeven aan de boekhouder. Dat is saai werk waarin fouten sluipen.
Wat automatisch kan
- De factuur wordt herkend en uitgelezen: leverancier, datum, bedrag, btw, betalingsgegevens.
- De gegevens worden vergeleken met een bestelling of een eerder bedrag, en afwijkingen worden gemarkeerd.
- Het resultaat wordt klaargezet in je boekhoudpakket voor goedkeuring.
- Na jouw akkoord wordt de factuur doorgeboekt en gearchiveerd.
De stap met AI zit in het uitlezen: ook facturen met een andere opmaak kunnen herkend worden. Wat naar je boekhouding gaat, keurt een mens goed.
E-facturatie in België
Voor facturen tussen Belgische btw-plichtige bedrijven is gestructureerde e-facturatie via het Peppol-netwerk sinds begin 2026 verplicht. Zulke facturen zijn al machineleesbaar en dus eenvoudig te verwerken. Check bij je boekhouder wat voor jouw situatie geldt. Facturen van buitenlandse leveranciers of ouderwetse PDF's blijven nog uitgelezen worden.
Wat je zelf blijft doen
- Goedkeuren van bedragen, zeker bij nieuwe leveranciers of afwijkingen.
- Controleren of de levering of het werk klopt.
- Beslissen over twijfelgevallen.
Voor een overzicht over de hele keten, van offerte tot factuur, lees ook AI voor offertes en facturen.
Veelgestelde vragen
Hoe betrouwbaar is het uitlezen van facturen?
Meestal goed bij duidelijke documenten, minder bij scheve scans of ongewone opmaak. Daarom is er een controlestap, en worden twijfelgevallen aan jou voorgelegd.
Werkt dit met mijn boekhoudpakket?
Dat hangt af van de mogelijkheden van het pakket. Veel pakketten hebben een koppeling of een importbestand; dat bekijken we per geval.
Is het veilig?
Facturen bevatten bedrijfs- en soms persoonsgegevens. Vraag altijd waar de gegevens verwerkt worden en onder welke voorwaarden: AI en GDPR.
En de facturen die ik zelf verstuur?
Die volg je op met een reeks herinneringen: betalingsherinneringen automatiseren.