Waarom het blijft liggen
Een factuur opvolgen voelt ongemakkelijk, zeker bij klanten die je graag houdt. Dus wacht je nog een week. En nog een. Ondertussen loopt je kasstroom vast op bedragen die niet bewust betwist worden, maar gewoon vergeten zijn.
Een voorbeeldreeks
| Wanneer | Wat | Toon |
|---|---|---|
| Enkele dagen voor de vervaldag | Korte herinnering met het bedrag en het rekeningnummer (optioneel) | Vriendelijk, behulpzaam |
| Op de vervaldag | Bedankt-bericht als de betaling nog niet binnen is, met de factuur erbij | Neutraal |
| Een week na de vervaldag | Eerste herinnering met vraag of er een probleem is | Beleefd, open |
| Twee tot drie weken later | Tweede herinnering met een nieuwe uiterste datum | Duidelijker |
| Daarna | Persoonlijk contact van jou, geen automatisch bericht | Menselijk |
De dagen zijn een voorbeeld; stem ze af op je algemene voorwaarden en je klanten.
Regels
- Stop meteen zodra de betaling binnen is, zodat er nooit een herinnering naar een klant gaat die al betaald heeft. Dat vraagt een koppeling met je boekhouding of bankgegevens.
- Laat een aanmaning, intresten of schadevergoeding nooit automatisch vertrekken: controleer eerst de wettelijke regels en je voorwaarden.
- Houd rekening met betwiste facturen: een klacht stopt de reeks.
- Gebruik een toon die bij je klantrelatie past.
Dit sluit aan bij het automatisch verwerken van facturen: eerst de inkomende, daarna de uitgaande kant.
Veelgestelde vragen
Mag ik rente aanrekenen op laattijdige betalingen?
Daar bestaan wettelijke regels voor, en je voorwaarden moeten dat voorzien. Laat je adviseren door je boekhouder of een jurist voor je het in een automatisering opneemt.
Kan de herinnering eerst door mij goedgekeurd worden?
Ja. Zeker voor belangrijke klanten kan een herinnering eerst als voorstel bij jou terechtkomen.
Wat heb ik nodig?
Een lijst van openstaande facturen met vervaldatum, bedrag en contactgegevens, liefst rechtstreeks uit je boekhoudpakket.