Wat regels al kunnen
Elk mailprogramma laat je regels instellen: mail van deze afzender gaat naar die map, mails met dit woord krijgen een label. Dat werkt voor vaste afzenders zoals je boekhouder of leverancier, en is gratis.
Wat AI toevoegt
- Ze leest de inhoud: een boze klant of een klus in nood krijgt voorrang, ook van een onbekende afzender.
- Ze herkent soorten mail: aanvraag, offertevraag, factuur, klacht, afspraakverzoek.
- Ze haalt gegevens eruit: adres, datum, bedrag, wat de klant wil.
- Ze stelt een antwoord voor in jouw toon, dat jij nalees en verstuurt.
Dit is de basis van een AI-assistent voor mail en agenda.
Een eenvoudige opzet
- Bepaal vier of vijf categorieën die voor jouw werk logisch zijn.
- Laat de automatisering mail labelen en dringende mails markeren.
- Laat voor de meestvoorkomende vragen een antwoord voorstellen.
- Kijk de eerste weken elke dag na of de indeling klopt, en pas aan.
Waar je op let
- Laat niets automatisch versturen zonder dat je het eerst zag, zeker in het begin.
- Mail bevat persoonsgegevens: kies een aanbieder waarvan je weet waar de gegevens blijven.
- Houd een map "twijfel" voor wat de automatisering niet kon plaatsen.
Veelgestelde vragen
Leest een AI al mijn mails?
Alleen als je ze toegang geeft, en enkel de mailbox die je koppelt. Kies bewust welke mappen of adressen en welke aanbieder.
Kan ik dit combineren met mijn agenda?
Ja, dat is precies wat een AI-assistent doet: een mail met een afspraakverzoek wordt een voorstel in je agenda.
Welke mailprogramma's werken?
De gangbare, zoals Gmail en Microsoft 365. Voor andere systemen bekijken we de mogelijkheden per geval.