Waarom het de basis is
Een herinnering voor een offerte of een onderhoudsbeurt kan enkel vertrekken als ergens staat dat die offerte of dat toestel bestaat. Zolang klantgegevens verspreid zijn over mails, notitieboekjes en gsm's, kan geen enkele automatisering ze gebruiken.
Wat je minstens bijhoudt
- Naam, telefoonnummer en e-mailadres van de klant
- Adres van de werken of het toestel
- Soort aanvraag en de datum waarop ze binnenkwam
- Offerte: bedrag, datum van verzending, status
- Uitgevoerde werken en datum van oplevering
- Wat er afgesproken is voor onderhoud of nazorg
Meer is zelden nodig. Bewaar enkel wat je gebruikt: minder gegevens betekent minder risico en minder werk.
Spreadsheet, boekhoudpakket of CRM?
| Spreadsheet | Boekhoudpakket | CRM | |
|---|---|---|---|
| Past bij | Starten, weinig klanten | Je factureert al in het pakket | Veel aanvragen en meerdere medewerkers |
| Voordeel | Gratis en snel | Klant en factuur staan al samen | Overzicht, opvolging en rapporten |
| Nadeel | Foutgevoelig als meerdere mensen het aanpassen | Beperkt voor aanvragen en offertes | Opzet en kosten |
Begin met wat je hebt. Een automatisering kan ook uit een spreadsheet lezen. Wanneer de lijst te groot of te rommelig wordt, stap je over. Zie ook welk gereedschap past bij welk proces.
Afspraken in het team
- Spreek af wie nieuwe aanvragen invoert en binnen welke termijn.
- Gebruik overal dezelfde statussen (bijvoorbeeld nieuw, offerte verstuurd, besloten, opgeleverd).
- Controleer wekelijks vijf minuten of er niets blijft hangen.
Veelgestelde vragen
Is een CRM niet te zwaar voor mijn zaak?
Een zwaar CRM wel. Een lichte oplossing of zelfs een goed bijgehouden lijst volstaat om met automatiseren te starten.
Hoe zit het met GDPR?
Je mag enkel gegevens bewaren die je nodig hebt en moet ze kunnen verwijderen op verzoek. Zie AI-assistent en GDPR.
Kunnen jullie mijn gegevens opschonen?
Dat kan een eerste stap zijn van een traject: duplicaten verwijderen en de statussen gelijk trekken.