Het probleem
Wie een prijs vraagt voor een klus, vraagt vaak aan meerdere bedrijven tegelijk. Het bedrijf dat het eerst en het duidelijkst antwoordt, krijgt meestal het gesprek. Maar wie de hele dag op een werf staat of in een klantgesprek zit, kan niet meteen reageren.
Het gevolg is niet dat je een slechte dienst levert. Het gevolg is dat een deel van de aanvragen koud wordt voor je terugbelt.
Wat een goed automatisch antwoord doet
- Het bevestigt dat de aanvraag aangekomen is en zegt wanneer de klant antwoord krijgt.
- Het stelt de vragen die je toch altijd stelt: soort klus, adres, gewenste periode, eventueel een foto.
- Het sorteert: spoed gaat meteen naar jouw gsm, de rest wacht netjes op een rij.
- Het zet alles in één overzicht met de gegevens erbij, zodat je niet in mails hoeft te zoeken.
Dat is geen vervanging van jouw antwoord. Het is de eerste reactie, zodat de klant weet dat je er bent en jij voorbereid belt.
Waar je op moet letten
- Laat het antwoord menselijk klinken, in jouw taal en toon.
- Beloof geen prijs of datum die je niet kan houden.
- Zorg dat een klant altijd een mens kan bereiken.
- Controleer wat er met de gegevens gebeurt: zie AI en GDPR.
Wil je de aanvragen daarna ook opvolgen? Dat is het volgende proces: offertes automatisch opvolgen.
Voor wie loont dit het meest?
Voor bedrijven waar aanvragen binnenkomen terwijl niemand achter een bureau zit: vakmensen en installateurs, kleine dienstverleners en winkels met een webshop. Hoe meer aanvragen buiten kantooruren binnenkomen, hoe meer je wint.
Veelgestelde vragen
Is een automatisch antwoord niet onpersoonlijk?
Niet als je het goed opzet. Een kort, duidelijk antwoord met de juiste vragen voelt behulpzamer dan geen antwoord tot de avond.
Werkt dit ook voor telefoon en WhatsApp?
Voor mail en formulieren eenvoudig. Voor gemiste oproepen kan een automatisch bericht met korte vervolgvragen; voor WhatsApp gelden de regels van het platform.
Wat kost het opzetten?
Dat hangt af van de kanalen. Zie wat kost automatisering?
En als ik de telefoon niet kan opnemen?
Dan kan een automatisch bericht na een gemiste oproep het gesprek openhouden. Zie gemiste oproepen automatisch opvolgen.