Het gedoe van afspraken per mail
Een afspraak inplannen kost al snel vier berichten: een voorstel, een tegenvoorstel, een bevestiging en soms een verplaatsing. Als je onderweg bent, wordt dat zo een avondtaak.
Wat automatisch inplannen doet
- De klant ziet enkel de momenten waarop jij echt beschikbaar bent.
- De afspraak komt rechtstreeks in je agenda, met adres en reden.
- De klant krijgt een bevestiging en een herinnering, zodat er minder vergeten afspraken zijn.
- Verplaatsen of annuleren gaat via dezelfde link, zonder dat jij erbij moet.
Bij plaatsbezoeken en werven
Voor bedrijven die naar de klant gaan, zijn er twee extra punten: reistijd tussen afspraken en de juiste informatie vooraf. Een goede opzet houdt rekening met de reistijd en vraagt bij het boeken om adres en foto's, zodat je voorbereid aankomt. Dat past bij het automatisch beantwoorden van aanvragen.
Waar je op let
- Stel buffers in tussen afspraken en laat spoedgevallen een eigen route volgen.
- Beperk het aantal afspraken per dag zodat je niet overboekt.
- Maak duidelijk wat de klant mag verwachten: een richtprijs, een gratis bezoek of een betaald bezoek.
Veelgestelde vragen
Heb ik hiervoor een nieuwe agenda nodig?
Nee. Een bestaande online agenda zoals die van Google of Microsoft kan als basis dienen.
Kan de klant ook buiten kantooruren boeken?
Ja, de klant kiest wanneer hij wil; jij bepaalt de momenten die beschikbaar zijn.
Wat met spoedgevallen?
Die laat je beter niet via een online kalender lopen, maar via een eigen kanaal dat meteen bij jou terechtkomt.