Waar het in dit vak misloopt
Bij een renovatie of verbouwing loopt een traject over weken of maanden en zitten er veel partijen in: klant, onderaannemers, leveranciers. Informatie verspreidt zich over mails, notities en gsm's.
- Aanvragen en offertes zitten in mailboxen en hoofden in plaats van in één overzicht.
- Grote offertes blijven weken stil liggen.
- Meerwerk wordt mondeling afgesproken en later betwist.
- Klanten vragen tijdens het werk om updates en bellen daarvoor.
- Na de oplevering vraagt niemand om een review of referentie.
Wat je kan automatiseren
| Moment | Wat er automatisch gebeurt | Wat dat oplevert |
|---|---|---|
| Aanvraag | Antwoord met vragen over de aard van de werken, adres en foto's | Een goed begin van het dossier |
| Overzicht | Alle aanvragen met status, eigenaar en volgende stap, elke maandag in een lijst | Niets blijft liggen |
| Offerte | Opvolging na 3, 7 en 14 dagen, voor grote offertes met een voorstel om te bellen | Meer beslissingen |
| Tijdens het werk | Vaste updates naar de klant en meerwerk schriftelijk vastgelegd | Minder telefoons en minder discussie |
| Oplevering | Review-aanvraag en toestemming voor foto's als referentie | Zichtbare referenties |
Het overzicht en de dossiers: werkbonnen en dossiers automatiseren. De opvolging: offertes automatisch opvolgen.
Voorbeeld van een eerste antwoord
Zo kan het eerste automatische antwoord eruitzien. Pas het aan in je eigen toon; de woorden tussen haakjes vult de automatisering in. Een mens kan het antwoord eerst nalezen.
Dag [voornaam], bedankt voor uw aanvraag. Om u gericht te kunnen helpen, hebben we nodig: 1) welke werken u wil laten uitvoeren, 2) het adres, 3) of er al plannen of een architect zijn, 4) wanneer u idealiter wil starten, 5) een indicatief budget. We plannen daarna een plaatsbezoek in. We bellen u [vandaag/morgen] terug om alles te bespreken. Met vriendelijke groeten, [naam] van [bedrijf]
Wat je zelf blijft doen
- Het plaatsbezoek en de prijszetting.
- Het regelen van onderaannemers en leveringen.
- De gesprekken bij problemen of meerwerk.
Waar begin je?
Begin met een overzicht van openstaande offertes en de opvolging ervan. Voor een aannemer zit daar vaak het meeste geld, omdat de bedragen groot zijn.
Veelgestelde vragen
Kan ik meerwerk automatisch laten vastleggen?
Ja: een eenvoudig formulier of bericht waarin het meerwerk en de prijs staan, met bevestiging van de klant. De afspraak zelf blijft menselijk.
Werkt dit voor meerdere werven tegelijk?
Ja. Het overzicht toont elke werf met status en volgende stap.
Is dit duur voor een kleine aannemer?
Dat hangt van het aantal processen. Begin met één en bouw uit: wat kost automatisering?
← Terug naar het overzicht: Automatisering voor vakmensen en installateurs